Unternehmen haben die Tendenz, wenn sie aus mehr als ein oder zwei Mitarbeitern zu bestehen, schnell unüberschaubar zu werden. Kommunikation, Abstimmung von Terminen oder Aufgaben und Besprechungsergebnissen oder Kundenkontakten tendieren dann schnell dazu, weit mehr Zeit in Anspruch zu nehmen, als für den Unternehmensfortschritt tatsächlich gut ist. Groupware vereinfacht die Sache zwar, ist aber auch bei weitem nicht der Weisheit letzter Schluss.

Gerade bei komplexeren Unternehmensstrukturen und Arbeitsteilungen ist es notwendig, Projektstrukturen zu etablieren. Wenn eine Unternehmensaufgabe als Projekt aufgefasst wird, an dem verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen beteiligt sind, läßt sich diese Aufgabe über eine Software wie MS project auch zentral planen - jedem einzelnen stehen dann immer genau die Informationen zur Verfügung, die er für die Erledigung seines Beitrages braucht - ohne dass ihn jemand extra informieren müsste. Das beschleunigt enorm den Arbeitsfortschritt, während von zentraler Stelle aus das gesamte Controlling und die laufende Überwachung des Projektfortschritts und des Budgets realisiert werden können, und im Bedarfsfall auch Korrekturmaßnahmen gesetzt werden können.

Strukturen sind für die Arbeitsteilung notwendig, schaffen aber auch eine Menge Komplexität

Gerade da ist es wichtig, dass die für die Projektsteuerung eingesetzte Software auch mit diesen Komplexitäten umgehen kann - Strukturen müssen immer deutlich erkennbar sein, und der Projektfortschritt muss jederzeit sowohl auf der Ebene einzelner Unternehmensbereiche als auch insgesamt erkennbar sein. Viele Programme zeigen hier bereits deutliche Schwächen, wenn es darum geht, komplexe Strukturen abzubilden - nur MS Project macht es möglich, gleichzeitig einzelne Bereiche als auch den Gesamtfortschritt zu sehen, und damit beispielsweise auftauchenden Problemen frühzeitig begegnen zu können.

Langfristig werden durch den Einsatz von Projektsoftware und ein gekonntes Controlling auch Mängel oder Probleme in der Unternehmensstruktur sichtbar. Wenn einzelne Abteilungen immer wieder als "Projektbremsen" auftauchen, sind die Prozesse in diesem Bereich ineffizient - oder sie sind für den Umfang ihrer Aufgaben personell zu sehr unterbesetzt. Sehr oft zeigt sich hier dann auch der Unterschied zwischen theoretisch Möglichem und in der Praxis tatsächlich Leistbaren, den nur die Software tatsächlich sichtbar macht. Planungen auf dem Papier sind nicht immer eins zu eins in die Wirklichkeit zu übertragen.

Die Herausforderung bei komplexen Strukturen besteht darin, die Leistungsfähigkeit einzelner Bereiche richtig einzuschätzen und sie zeitlich geplant richtig einzusetzen - nur so ist es möglich, effizient zu arbeiten, und ohne Zeitverzögerungen auch wirklich zu Ergebnissen zu kommen. Eben das ist eine der herausragenden Stärken von MS Project - nicht umsonst stecken bereits mehrere Jahrzehnte Entwicklung in dieser Software.